Hola ContAmigos, un abrazo lleno de entusiasmo de tenerte aquí nuevamente, espero que estés teniendo éxito en tus planes, si no, aquí esta tu contaAmiga para animarte, para el día de hoy te ofrezco el siguiente tema.

¿Cuál es el documento más utilizado en una transacción comercial?

Al realizar una transferencia de un bien o un servicio siempre debe existir un documento que respalde la transacción, que en caso de reclamo o de devolución, se pueda comprobar que se realizo la transferencia del bien o del servicio, para esto el documento más utilizado por los contribuyentes es la FACTURA.

Se debe emitir facturas para que sirva de respaldo por la transferencia de un bien o por la prestación de servicio o para cualquier transacción gravada con impuestos.

Estructura de la factura

Toda factura consta de los siguientes ítem:

Encabezado: en esta parte tenemos todos los datos de la entidad o empresa en donde se ha realizado la adquisición del bien o la prestación del servicio, comúnmente contiene estos datos de la empresa:

• -          Nombre Comercial
• -          Razón social emisor
• -          Ruc emisor
• -          Nombre del Documento
• -          Numeración de 15 dígitos
• -          Número de autorización 10 dígitos (otorgados por el SRI)
• -          Fecha de autorización
• -          Dirección de la matriz / Dirección del establecimiento

Datos del Cliente: en este campo colocaremos los datos de la persona o entidad que adquiere que compra el bien o adquiere la prestación de servicios, se llene los siguientes datos:

• -          Identificación del Adquirientes: Nombre y Apellido del cliente
• -          Ruc/ C.I./ Pasaporte del adquiriente
• -          Fecha de Emisión
• -          Número de Guía de Remisión

Detalle: en este campo detallaremos lo que se adquirió o se compro o el tipo de prestación de servicio que se brindó.

• -          Cantidad: cuantos productos se vendió.
• -          Descripción: Se coloca el nombre del bien y características.
• -          Precio unitario
• -          Valor total
• -          Subtotal 12% IVA
• -          Subtotal 0% IVA
• -          Valor 12% IVA
• -          Descuento
• -          Valor ICE
• -          Valor Total

Forma de Pago:

• -          Efectivo
• -          Dinero Electrónico
• -          Tarjeta de Crédito / Debito
• -          Otros 

Significado del Número de serie de la Factura

La serie de una factura está compuesta por 15 dígitos, divididos en 3 grupos y separados por un guión, cada grupo tiene un significado que encontraremos a continuación:

-          Primer Grupo Establecimiento: los tres primeros dígitos de la serie de la factura, identifica al establecimiento o negocio en particular, para que quede claro el significado de estos tres primeros dígitos, realizare un ejemplo sencillo: En Ecuador tenemos Multicines, en dos ciudades Quito y Cuenca, tenemos la matriz y 7 sucursales. ¿Cómo se coloca los primeros 3 dígitos?

 

FACTURA

N0. 008 – 001- 000063218

 

No solo aplica en caso de negocios con sucursales, también se aplica en negocios que pertenecen al mismo dueño, pero tiene otras actividades. Por ejemplo: el Sr. Moscoso es dueño de una papelería y restaurante.

Las facturas para el negocio de papelería seria de la siguiente manera:

 

FACTURA

N0. 001 – 001- 002146713

Para el negocio de restaurante va de la siguiente manera:

FACTURA

N0. 002 – 001- 002481187

-              Segundo grupo Punto de Emisión: como su nombre lo indica corresponde a cada punto, caja, oficina de venta, que emite los comprobantes dentro de un mismo establecimiento.

 

Por ejemplo: retomando el caso de Multicines, tenemos varias cajas que toman nuestros pedidos y emiten facturas, en este caso si compramos las entradas para una película, el punto de emisión va a ser el que le corresponda a esa caja a nivel nacional. Supongamos que la caja de Cuenca de multicines es la número 40, de esta manera vamos a encontrar la serie de la factura:

 

FACTURA

N0. 008 – 040- 0984372185

-          Tercer Grupo Número Secuencial: este tercer grupo consta de nueve dígitos y el SRI es el único que emite esta numeración.

FACTURA

N0. 008 – 040- 386119534

 

Y eso es todo mis contAmigos, recuerda que, si no te quedo claro el tema de hoy, o tienes alguna duda general sobre contabilidad, puedes escribirme a mi mail, micontaamiga@gmail.com , te respondo lo más pronto que pueda, no olvides seguirme en mis redes sociales facebook Conta Amiga, un abrazo de despedida, Soy Diana, tu contAmiga, y nos vemos el día de mañana, Chao.